云南工商学校教学管理制度(日常教学篇)—教学档案管理办法(附件详见下载中心)

发布者:发布时间:2021-05-27浏览次数:10

云南工商学院教学档案管理办法

(云工商院发【 2015  9 号)

 

教学档案是在教学实践、教学研究和教学管理活动中直接形成的具有重要保存和研究价值的纸质、电子、实体以及声像载体等材料。教学档案真实记录和反映了教学实践、教学研究和教学管理活动的过程和成果,可为日后的教学工作提供重要的参考和历史凭证,为日常教学、教学改革、教学建设与教学管理工作服务。为了规范和加强教学档案工作,特制定本办法。

第一条 教学档案范围

(一)上级主管部门及学校制定的有关教育教学建设和改革、校风、教风、学风建设的重大决策、决议、规章制度等文件;

(二)体现学校社会地位或学界声誉的有关教育教学活动、事件、成果等文件或实物(如个人、集体奖状等);

(三)按各级政府领导机关出台的法律、法规、规章、制度及其他行政文件精神制定的进行教学、教学建设、教学改革等工作的学校文件,向政府部门或学校领导递交的重要请示、申报材料、工作报告以及相关成果、记录、备案文档;

(四)用于认定在校学生学业情况的重要文件,如试卷、学生课程成绩单、课程设计、实验报告、实习报告、毕业论文(设计)等;

(五)学校领导机关、部门等要求留存的其他教学工作文档。

第二条 教学档案管理

(一)教学档案应具有史料和应用价值,必须真实、完整、系统、简明;

(二)教学档案根据其史料价值和使用价值的不同实施分级管理。凡保存期15年以上者须由档案馆统一保管,仅具有短期使用价值的文档则存放在二级学院、系或教务处;

(三)对于短期使用的教学档案必须存放有序,取用方便,定期检查,及时剔除过时的档案。在剔除存放于学院的教学档案时必须经学校领导同意,并告知教务处。

(四)按规定需要存放于学校档案馆的文档,按档案馆的有关规定执行。

第三条 教学档案的生成

(一)教学档案的生成实行分级负责制,重要的教学活动与教学管理工作中直接形成的文档由活动的组织者负责积累、整理;

(二)档案生成的标准

1.成档的教学文件材料必须对学校和社会当前或长远发展具有史料价值、参考价值和凭证价值;

2.成档的教学文件材料必须是反映教学管理、教学实践过程中重要节点的信息,具有完整性、准确性、系统性;

3. 成档的教学文件材料,必须反映事件或活动的全过程,符合教学活动和教学管理的特点,以及相应文档的生成规律。

(三)教学工作档案来源

教学工作档案主要产生于日常教学运行、教学建设和教学改革之中。

1.教学运行档案

是指围绕日常教育教学活动和教学管理工作产生的文件材料,具有数量大、种类多的特点,且有不同存档期限。其具体范围见附表。

2.教学建设档案

教学建设档案是指围绕教育教学条件建设工作产生,具有史料性、凭证作用和重要的参考价值的文档材料。主要内容包括政府部门的指导文件和我校执行情况的文件,包括专业申报;培养计划制定与修订;教师奖励与处分;各类教学基地、实验教学示范中心、教学团队等评审、验收;课程、教材、成果评选等工作文件及其最终结果。

3.教学改革档案

教学改革档案是指围绕教育教学改革工作产生的文件材料,它一般具有以下特点:效果的滞后性、效益的阶段性和价值判断的不确定性,但对学校的整体教学工作具有重要的指导意义。主要涉及教学管理工作,如教育教学制度改革,教学计划的调整,对教师考核标准或学生评价标准的变更等。

第四条 教学档案存档期限

(一)具有史料研究价值的教学档案应该永久留存;

(二)具有长期保存价值的教学档案应该保存50年以上;

(三)具有短期保存价值的教学档案应该保存15年以上;

(四)具有临时使用价值的教学档案应该保存至所涉及的学生毕业或离校。

本条第123款所指档案一般应由校档案馆保存。

第五条 部门留存不必归档的材料

(一)上级机关下发的不涉及我校的有关教学管理文件,如:情况通报,指导工作的参考文件,未定稿(如征求意见稿等)文件等;

(二)兄弟单位交流交换文件,校内其它单位抄送且不需进一步处理的文件;

(三)未经会议讨论,未经有关领导审阅、签发的未生效的文件;

(四)只有请示未有批复,且未能执行的文件。

第六条 教学档案归档流程

(一)结合日常管理工作,院、系、处负责教学档案人员按附表目录集存文件材料,定期进行整理,并按照学校档案管理工作规定时间归档;

(二)归档可以按照分年度、分项目、分期限等原则分别立卷。具体要求按照《云南工商学院教学类档案工作规范》的相关规定进行;

(三)做好本单位归档文件材料的记录,详细说明存档文件的名称,去向,存放地点、办理存档的时间。

第七条 教学档案工作岗位职责

教学档案是管理工作的重要组成部分,须纳入各级教学管理人员岗位职责,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。

(一)教务处

1.负责相关管理制度的建设,指导二级学院(系)的教学档案管理工作,院系教学档案管理工作列入学校对二级学院(系)教学管理工作的考核内容;

2.加强与学校档案部门的联系,共同做好业务指导和监督工作,定期或不定期地组织教学档案质量检查;

3.监督本处各部门认真执行相关管理制度,对本部门管理干部和兼职教学档案员提出具体要求并帮助他们解决实际问题。

(二)档案馆

1. 督促、指导和检查全校教学档案工作,验收各部门移交的教学档案;

2. 按照《云南工商学院教学档案工作规范》要求做好教学档案的各项工作,特别是档案的开发利用工作;

3.努力开发教学档案理论研究,参加各种学术活动,不断提高工作质量;

4. 组织全校专、兼职教学档案员进行业务学习和经验交流。

(三)各二级学院(系)

1. 做好各单位教学文件材料的形成、集存工作,重视收集学院领导和教学委员会等有关教学工作会议记录、纪要,教师教学研究活动记录,典型教案,集体备课记录,试题、试卷及学生各类竞赛的获奖等各种材料;

2. 按照《云南工商学院教学档案工作规范》要求将应存档文件材料整理、组卷、装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向学校档案馆移交;

3. 做好临时教学档案文件的整理和保存工作,做到取用方便。

 第八条 本办法自修订后,公布之日起执行;本办法由教务处负责解释。

 

 

附表一:云南工商学院教学档案集存文件一览表

附表二:云南工商学院教学临时档案存档内容一览表

 

附表一:

云南工商学院教学档案集存文件一览表

类别

序号

类目名称

保管期限

保管单位

综合

 

1  12

上级下达的有关本、专科生教学工作的文件  需要长期贯彻执行的                     需要短期贯彻执行的

长期   短期

档案室

2  123

上级部门召开有关教育工作会议的文件材料 云工商在会议中的重要交流材料           需要长期贯彻执行的                     需要短期贯彻执行的

永久  长期  短期

档案室

3

本校领导有关教学工作的批示

长期

档案室

4

本校有关本、专科生教学改革、培养目标、培养规划、学制等方面的指示、规定和办法

永久

档案室

5

本校有关本、专科生教育事业发展规划、计划的报告、总结及上级批复

永久

档案室

6 

1           2

本校有关本、专科生教学工作的决定、规定及规章制度                                   需要长期贯彻执行的                     需要短期贯彻执行的

长期

短期

档案室

7

教务处处会议记录及重要会议文件材料及记录

长期

教务处

8

教学信息简报、督导简报

长期

教务处  质量监控中心

9

教务处工作计划、总结

长期

教务处

10

本校教学评估工作中的材料

长期

评估办

11

教学检查、各类教学情况调查材料

长期

教务处    质量监控中心

12

统计年报表(包括各小班人数表)

永久

档案室     教务处

13

本科教学工作年度报告

长期

档案室

重点

项目

14

各级各类重点建设项目(如:专业、课程、基地、示范中心、教材等)的申报、批准、验收、检查等相关工作文件、材料

长期

教务处    各分院

 

招生

15

上级有关本、专科生招生工作的文件材料(包括招生计划、规定)

长期或短期

招生办

16

有关省市生源计划

长期

招生办

17

本校招生工作计划、总结、重要报告及批复

长期

招生办

18

本校各专业招生简章及专业介绍

长期

招生办

19

录取新生名单(分省市)

长期

招生办

20

新生保留、取消入学资格名单及有关材料

长期

招生办    教务处   

21

委托云工商培养人才计划及合同协议书

长期

招生办    教务处 

22

港、澳、台学生材料

长期

招生办

学籍

管理

23

在校学生名册

永久

学务中心

24

学生学籍变更材料(休学、复学、转学、退学、转专业、延长学制等)

长期

教务处

25

学生奖励材料:各类、各项奖学金条例、获奖名单及评审材料;优秀生评选工作汇报、总结及评奖名单、评审材料                    说明:国家、市、部级为永久,校级为长期

长期

学生处    教务处    各相关办公室

教学运行

26

新增专业,制定、修订各专业教学计划、大纲等工作文件

长期

教务处    各分院

27

教学执行计划

长期

教务处    各分院

28

课程安排表、教学进度表、选修课程表

短期

教务处    各分院

29

校历表

短期

档案室     教务处

30

与社会企、事业单位共建教学基地的协议、意向书等文件

长期

实验实训中心  就业中心  各分院

31

各学期开出课程目录

短期

教务处    各分院

学位

32 12

上级有关学位工作文件材料               需要长期贯彻执行的                     需要短期贯彻执行的

 长期

短期

教务处    档案室

学历

学位

33

本、专科生毕业证书、学位证书、验印名册

永久

教务处

荣誉

34

有关质量工程的各项目、各级各类教学改革、建设成果评审、推荐、申报、批复等材料

永久

档案室     教务处

35

教学名师、优秀教师奖等评审材料及名单

永久

档案室     教务处

成绩

36

学生成绩册

长期

考试中心

论文和竞赛

37

本科生优秀毕业论文(设计)摘要集

长期

教务处    各分院    

38

本科生学科竞赛成果选编

长期

教务处    各分院

39

本科生研究计划成果汇编

长期

教务处    各分院    科研处

40

大学生创新性实验计划成果汇编

长期

教务处    各分院    科研处

通识教育

41

通识教育核心课程立项建设项目申报、评审等

长期

教务处    科研处    通识教育学院

 

 

 

 

 

附表二:

云南工商学院教学临时档案存档内容一览表

类别

序号

内容

存档要求

存档单位

教学

运行

1

培养计划内课程调整审核表

按课程

教务处 各分院

2

教学大纲

按课程

各分院

3

课程简介

按课程

各分院

4

教学进度表和教学参考书

按任课教师

各分院

5

课表

按课程

院系

6

执行计划

按一专、二专、通选课

教务处、各分院

7

任课教师担任表

按学期

各分院、教务处

8

教师担任职称分布情况表

按院系、学期

各分院、教务处

 

 

考试

9

考试调整申请表

按课程

考试中心、各分院

10

教师登记学生成绩单

一份,按课程

考试中心、各分院

11

成绩统计与试卷分析表

一份,按课程

考试中心、各分院

12

批改过的学生考试卷(注)

全部,按课程

考试中心、各分院

13

进行学习过程考核的有关原始材料,如:各种考核方式的标准、教师的教学日记、学生提交的材料、原始记录等等

面试考核:评分标准;

大作业、课程设计、实验等:提交相关文档及评分标准

各分院、考试中心

14

特殊情况考核方案

如有未按正常考核方案考核学生的情况,须提交经审批过的方案

各分院、考试中心

15

课程考试命题审批表

一份,按课程

各分院、考试中心

16

试题、标准答案或评分参考标准

一份,按课程

各分院、考试中心

学籍

管理

17

各类学籍异动审批表

按异动时间、异动类型

教务处

18

新生名册

教务处

19

交流交换学生(出)审批表

按交换项目、时间

各分院、教务处

20

交流交换学生(入)申请材料

按交流项目、时间

教务处

21

交流交换成绩单和学分转换表

按交流项目、时间

教务处

 

实践

教学

22

实验教学计划表

各分院、实验实训中心

23

实验教学完成表

各分院、实验实训中心

24

学生实验报告(典型)

各分院、实验实训中心

25

院系毕业论文(设计)选题汇总表

教务处、各分院

26

院系毕业论文(设计)工作总结

教务处、各分院

27

学生毕业论文(设计)、评语等

各分院

28

学生实习报告

各分院、教务处

29

PRP项目汇总表

教务处、各分院

30

PRP学生研究论文、评语等

各分院

31

PRP项目验收报告

各分院

32

各专业实习计划及工作总结

各分院

期中

教学

检查

33

师生座谈会记录单

各分院、质量监控中心

34

其中教学检查报告

各分院、教务处

35

听课记录单

各分院

36

各类调查表

各分院

*临时存档期一般为四至六年。